وقد تضافرتْ جهودُ عددٍ من أقسام العتبة العبّاسية المقدّسة لإقامة هذه الاحتفاليّة بأبهى وأجمل صورة، وبما يليق بحجم هذه المناسبة ومكانتها، تحت إشراف لجنةٍ مركزيّة برئاسة الأمين العامّ للعتبة المقدّسة السيد مصطفى ضياء الدين، وبمشاركة مكتب المتولّي الشرعيّ متمثّلا بمديره الدكتور أفضل الشامي.
فضلا عن أقسام العتبة المقدسة كقسم الصيانة والإنشاءات الهندسيّة وقسم العلاقات العامّة وقسم الإعلام، إضافةً إلى رعاية الصحن الشريف وقسم ما بين الحرمَيْن الشريفَيْن، وقسم الشؤون الفكريّة والثقافيّة وشعبة رعاية الحرم الشريف، اضافة إلى مركز الكفيل للإعلان والتسويق وقسم الشؤون الخدميّة علاوةً على قسم الشؤون الدينيّة وأقسامٍ أُخَر.
وعلى صعيدٍ ذي صلة هيّأ قسمُ إعلام العتبة العبّاسية المقدّسة جميعَ أموره الفنّية لتغطية الحفل إعلاميّاً، وبثّه عبر تردّده المجّاني مع استقبال الإعلاميّين والقنوات التي ترغب بالتغطية، إضافةً إلى تكفّله بالتعاون مع قسم الشؤون الدينيّة بإعداد مسابقة وليد الكعبة(عليه السلام) الثقافيّة التي أُعلِن عنها مسبقاً عبر شبكة الكفيل العالميّة، وإعلان أسماء الفائزين خلال الاحتفال بعد فرز الإجابات الصحيحة وإجراء القرعة بينهم.
وبهذا الصدد باشرت ملاكاتُ قسم الصيانة والإنشاءات الهندسيّة بتعليق نشرات الزينة الضوئيّة على محيط السور الخارجيّ للصحن الشريف ومكان الاحتفال، وتثبيت القطع واللافتات الاحتفائيّة يضاف الى ذلك وبالتعاون مع قسم الإعلام، باشر بتهيئة منصّة الاحتفاليّة التي زُوِّدت من قِبل مركز الكفيل للإعلان والتسويق.
وضمن الاستعدادات أيضاً قام قسمُ العلاقات العامّة بإرسال الدعوات للوفود والشخصيّات التي ستحضر هذه الاحتفاليّة، إضافةً إلى تهيئة أمور ضيافتهم، وشرع كذلك مشتلُ الكفيل التابع لقسم الشؤون الخدميّة بتحضير مجموعةٍ من الورود الطبيعيّة وأشجار الزينة لنشرها في ساحة ما بين الحرمَيْن ، إذ قامت ملاكاتُه كذلك بفرد مساحةٍ خاصّة بالاحتفاليّة من دون التأثير على حركة الزائرين مع ضمان تنسيقها.
فضلا عن تجهيز أكياس الحلى من قبل قسم رعاية الصحن لتوزيعها على المؤمنين ابتهاجا بهذي المناسبة
هذا وسيشهد منهاجُ الحفل الذي أعدّه قسمُ الشؤون الفكريّة والثقافيّة فعّالياتٍ عديدة، تحيي المناسبة بما يليق بها.