دخول هذه المواكب يكون وفقاً لجدولٍ أعدّه قسمُ الشعائر والمواكب الحسينية في العراق والعالم الإسلامي تجنّباً لحالات التقاطع فيما بينها، وضمان انسيابية حركتها من نقطة انطلاقها من عارضة القطع عند باب قبلة الإمام الحسين(عليه السلام) لتدخل صحنه الشريف ومن ثمّ لمرقد أبي الفضل العباس(عليه السلام) مروراً بساحة ما بين الحرمين الشريفين، حيث تمّ إنشاء ممرّات خاصة لمرورها دون مقاطعة أو مزاحمة للزائرين مع مراعاة أوقات الصلاة التي تنقطع فيها حركة المواكب كلّياً من أجل إقامة الصلاة.
يُذكر أنّ قسم الشعائر والمواكب والهيئات الحسينية يبدأ مبكّراً من كلّ عام في تهيئته للاستعدادات والتحضيرات الخاصة بإحياء مراسيم أربعينية الإمام الحسين(عليه السلام)، من أجل إحكام التنظيم وترتيب الجهود للخروج بانسيابية عملٍ دقيق وفي كلّ المجالات المتعلّقة بعمل القسم.
وعن التنسيق مع الإخوة رؤساء هيئات المواكب الحسينية الموجودين داخل العراق وخارجه، عُقدت مجموعةٌ من الاجتماعات واللقاءات مع رؤساء الهيئات والمواكب الحسينية داخل وخارج العراق من أجل بحث الأمور التي من شأنها تسهيل دخول وخروج ومرور المواكب إلى العتبات المقدسة في مدينة كربلاء ووفقاً لجداول أُعدّت مسبقاً قد تمّ تزويدهم بها.